Document Factory POS/PSC (Pilot)
Caso studio
0) Panoramica
Email/PEC + allegati -> estrazione guidata (LLM) con controlli -> Word precompilato -> PDF auditabile.
1) Contesto
Nel processo documentale POS/PSC, la produzione partiva da email e allegati eterogenei. La redazione manuale generava tempi variabili, passaggi ripetuti e poca tracciabilità sulle revisioni.
2) Problema
- Input non strutturati provenienti da email e file diversi.
- Compilazione manuale con rischio alto di omissioni.
- Revisioni difficili da ricostruire tra versioni documento.
- Nessun flusso standard di validazione prima del PDF finale.
3) Soluzione
- Intake disciplinato di email/PEC e allegati con ID pratica, archiviazione e versioning.
- Estrazione guidata con LLM da email/PDF, seguita da validazioni su completezza, formato e coerenza.
- Template Word precompilato con campi strutturati.
- Output PDF finale con log completo (fonte -> campo -> output) e gestione eccezioni.
4) Flusso (spiegato semplice)
- 1
Il sistema acquisisce innesco email/PEC e allegati e apre una pratica con ID univoco.
- 2
Power Automate archivia thread e file in storage strutturato con versioning.
- 3
L'estrazione guidata (LLM) propone campi strutturati da email e PDF.
- 4
Python applica validazioni e segnala conflitti tra fonti (date, luoghi, anagrafiche).
- 5
I casi fuori soglia non vengono inventati: passano a integrazione umana.
- 6
Con dati validi, viene compilato il template Word standard.
- 7
Il documento passa in revisione con storico versioni.
- 8
Dopo approvazione, viene generato il PDF finale e archiviato con log.
5) Controlli & Governance
- Audit trail completo su acquisizione input, revisioni e rilascio PDF.
- Versioning documentale per confrontare modifiche tra iterazioni.
- Log tecnico su errori parsing e tempi dei singoli passaggi.
- Regole di accesso per ruoli redazione, revisione e approvazione.
- Gestione eccezioni con escalation su item bloccati.
6) Benefici
Per CEO
- Processo più prevedibile e meno dipendente da singole persone.
- Riduzione rischio di documenti incompleti in uscita.
- Visibilità chiara su stato avanzamento e blocchi.
Per CFO
- Meno ore manuali su compilazione e ricontrolli ripetitivi.
- Maggiore controllo sui costi indiretti legati a revisioni tardive.
- Base dati utile per stimare effort e capacità futura.
Per CTO / IT
- Pipeline documentale controllata e facile da monitorare.
- Integrazione con strumenti M365 senza introdurre sistemi pesanti.
- Tracciabilità tecnica utile per audit e miglioramento continuo.
Metriche da misurare nel pilot
- Tempo medio da email ricevuta a bozza documento pronta.
- % campi precompilati automaticamente rispetto ai campi completati a mano.
- Tasso di eccezione e cause principali nei casi fuori soglia.
7) Stack e perché è stato scelto
Vedi anche la pagina Stack Tecnologico per l'elenco completo delle competenze e dei casi collegati.
Power Automate
Coordina acquisizione input, routing e notifiche di processo.
Microsoft 365
Fornisce repository, identità e collaborazione già presenti in azienda.
SharePoint
Gestisce archiviazione strutturata di thread e allegati lungo il workflow documentale.
Python
Gestisce validazioni dati e controlli non banali sui contenuti.
Estrazione guidata (LLM)
Aiuta a estrarre campi da fonti eterogenee mantenendo controllo umano sulle eccezioni.
Template Word
Garantisce formato standard e compilazione coerente.
PDF generation
Produce output finale auditabile dal template validato, con tracciatura dei campi valorizzati.
Logging
Rende auditabile ogni passaggio dal primo input al PDF finale.
AI nel progetto
AI usataAI usata nella fase di estrazione guidata da email/PDF, con controlli e integrazione umana obbligatoria sui casi incerti.
- L'LLM propone campi strutturati, ma non pubblica output finale senza validazioni.
- I conflitti tra fonti vengono segnalati e tracciati nel log pratica.
- Nei casi fuori soglia si applica fallback umano: niente completamenti inventati.
8) Glossario per non tecnici
RPA / Workflow
Automazione di passaggi ripetitivi con regole definite e controlli.
Perché ti interessa: CEO: Il team concentra tempo su attività a valore, non su routine. CFO: Meno ore operative su task manuali. CTO: Automazioni versionate e monitorabili riducono rischio operativo.
Audit trail
Storico tracciato di chi ha fatto cosa, quando e con quale esito.
Perché ti interessa: CEO: Aumenta fiducia nelle decisioni, perché ogni passaggio e verificabile. CFO: Supporta controlli e verifiche senza ricostruire tutto a mano. CTO: Aiuta troubleshooting e conformità con log strutturati.
Versioning
Gestione delle versioni di file, procedure o configurazioni nel tempo.
Perché ti interessa: CEO: Sai sempre qual e la versione valida da usare. CFO: Evita errori dovuti a modelli obsoleti. CTO: Facilita rollback e audit tecnico.
Data quality
Qualità dei dati: completi, coerenti e aggiornati.
Perché ti interessa: CEO: Decisioni migliori partono da numeri affidabili. CFO: Evita errori su report, budget e consuntivi. CTO: Riduce eccezioni e integrazioni fragili.
Escalation
Regola che porta automaticamente un caso al livello successivo quando serve.
Perché ti interessa: CEO: Riduce ritardi su problemi critici. CFO: Limita impatti economici da blocchi lunghi. CTO: Assicura che gli incidenti non restino senza owner.
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