App Audit Safety (Power Apps + Power Platform)
Caso studio
0) Panoramica
Audit safety digitali con evidenze real-time, scoring e reportistica.
1) Contesto
Audit safety in cantiere gestiti con carta + trascrizione Excel in ufficio. Il processo era lento, fragile e poco auditabile, con difficoltà nel reperire evidenze e monitorare trend.
2) Problema
- Raccolta dati in campo non standardizzata.
- Evidenze sparse con scarsa tempestività di condivisione.
- Azioni correttive non sempre tracciate fino alla chiusura.
- Report periodici costruiti manualmente e con ritardo.
3) Soluzione
- Ecosistema Power Platform con app mobile/tablet per audit on-site.
- Integrazione SQL on-premise -> Dataverse via gateway con logica privacy by design.
- Scoring automatico (base 100) su gravità e conformità delle risposte.
- PDF automatico + dashboard Power BI su KPI e non conformità.
4) Flusso (spiegato semplice)
- 1
L'operatore esegue audit dal campo con Power Apps.
- 2
L'app adatta i campi in base a lavorazione, cliente e rischi speciali.
- 3
Power Automate aggiorna i dati personale da SQL on-premise e applica anonimizzazione nel report.
- 4
Il sistema calcola score e non conformità in tempo reale.
- 5
Power Automate genera PDF completo e lo archivia in SharePoint/OneDrive.
- 6
Le evidenze passano in Dataverse e liste SharePoint per analisi trend.
- 7
Power BI aggiorna indicatori su rischio, stato e tempi di chiusura.
5) Controlli & Governance
- Audit trail completo su rilevazione, assegnazione e chiusura azioni.
- Accessi profilati per auditor, responsabile area e HSE manager.
- Controlli data quality su campi obbligatori e classificazione rischio.
- Versioning checklist per mantenere allineamento normativo.
- Escalation automatica per non conformità critiche non chiuse nei tempi.
6) Benefici
Per CEO
- Maggiore controllo del rischio operativo e reputazionale.
- Visibilità continua sul livello safety dei cantieri/sedi.
- Decisioni preventive supportate da trend affidabili.
Per CFO
- Riduzione misurabile dei costi indiretti da rilavorazioni e ritardi.
- Migliore pianificazione budget su interventi prioritari.
- Riduzione effort amministrativo per consolidare report safety.
Per CTO / IT
- Piattaforma integrata con stack M365 e governance centralizzabile.
- Architettura dati pronta per analisi avanzate e storicizzazione.
- Migliore sicurezza applicativa grazie a ruoli e log nativi.
Metriche rilevate
- Tempo medio per audit ridotto da circa 60 minuti a circa 10 minuti.
- Riduzione del tempo totale del processo audit pari a -83%.
7) Stack e perché è stato scelto
Vedi anche la pagina Stack Tecnologico per l'elenco completo delle competenze e dei casi collegati.
Power Apps
Consente raccolta dati sul campo in modo semplice e guidato.
Power Automate
Automatizza assegnazioni, reminder e chiusure workflow.
SharePoint
Gestisce documenti e allegati in modo accessibile ai team.
OneDrive
Conserva copie operative e output PDF per condivisione rapida con i referenti.
Dataverse
Struttura i dati operativi per regole e reporting coerente.
On-premises Data Gateway
Collega in modo sicuro il dato on-premise al layer cloud operativo.
Microsoft SQL Server
Fornisce la base dati personale sincronizzata e governata.
PDF generation
Genera evidenze formalizzate per audit e archiviazione documentale.
Power BI
Rende leggibili trend rischio e performance azioni correttive.
AI nel progetto
AI non usataAI non usata in produzione: scoring e controlli sono rule-based, tracciabili e deterministici.
- Il punteggio audit deriva da regole esplicite su gravità e conformità.
- La qualità del dato e garantita da campi obbligatori, adattività del form e log utente.
8) Glossario per non tecnici
Audit trail
Storico tracciato di chi ha fatto cosa, quando e con quale esito.
Perché ti interessa: CEO: Aumenta fiducia nelle decisioni, perché ogni passaggio e verificabile. CFO: Supporta controlli e verifiche senza ricostruire tutto a mano. CTO: Aiuta troubleshooting e conformità con log strutturati.
SLA
Tempo massimo concordato per prendere in carico e chiudere una richiesta.
Perché ti interessa: CEO: Ti dice se l'azienda sta rispettando i livelli di servizio promessi. CFO: Riduce costi da urgenze e rilavorazioni non pianificate. CTO: Permette alert automatici quando un ticket sta per sforare.
Data quality
Qualità dei dati: completi, coerenti e aggiornati.
Perché ti interessa: CEO: Decisioni migliori partono da numeri affidabili. CFO: Evita errori su report, budget e consuntivi. CTO: Riduce eccezioni e integrazioni fragili.
RPA / Workflow
Automazione di passaggi ripetitivi con regole definite e controlli.
Perché ti interessa: CEO: Il team concentra tempo su attività a valore, non su routine. CFO: Meno ore operative su task manuali. CTO: Automazioni versionate e monitorabili riducono rischio operativo.
Versioning
Gestione delle versioni di file, procedure o configurazioni nel tempo.
Perché ti interessa: CEO: Sai sempre qual e la versione valida da usare. CFO: Evita errori dovuti a modelli obsoleti. CTO: Facilita rollback e audit tecnico.
Escalation
Regola che porta automaticamente un caso al livello successivo quando serve.
Perché ti interessa: CEO: Riduce ritardi su problemi critici. CFO: Limita impatti economici da blocchi lunghi. CTO: Assicura che gli incidenti non restino senza owner.
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