Perché molte PMI si bloccano sul ciclo passivo
Nel ciclo passivo, il lavoro manuale cresce con il numero di fatture. Il problema non è solo il tempo: aumenta anche il rischio di errori, ritardi e rilavorazioni. Nella pratica vediamo spesso tre colli di bottiglia: dati incompleti, eccezioni non tracciate e assenza di responsabilità chiare.
Disegno minimo del processo
- Un punto unico di ingresso per tutte le fatture.
- Validazioni automatiche sui campi critici (fornitore, importo, data, centro costo).
- Coda eccezioni con owner e priorità.
- Aggiornamento stato verso ERP e report.
KPI da impostare subito
- Tempo medio da ricezione a registrazione.
- Percentuale di fatture in eccezione.
- Tempo medio di risoluzione eccezioni.
- Costo operativo per documento.
Come partire in 30 giorni
Fase 1: mappa input e regole minime. Fase 2: abilita automazioni su casistiche frequenti. Fase 3: attiva dashboard e routine di revisione settimanale. Fase 4: estendi ai casi meno standard.
ROI: cosa aspettarsi
Il ROI dipende da volumi, qualità dati e livello di eccezioni. Nelle PMI con volume costante, la riduzione di tempo operativo è spesso già visibile nel primo trimestre, ma va sempre validata su dati reali.